02.マイナンバーの概略を知る

マイナンバー担当者を決めた後に実施するのは、まず、概略について社長自身や、マイナンバー担当者が理解することだ。マインバー資料一覧と使用方法のページも参照するとよいでしょう。

WEBページで役立つのは、政府公報オンラインのページです。このページでは、法人向けの概略がわかりやすく記載されています。用紙で印刷をしておきたければ、コチラにPDFが準備されています。

前提となることがら

マイナンバーの情報には制限がある。組織としては、安全管理措置が義務づけられている

事業者のみなさまは、行政手続などのため、従業員などのマイナンバーを取り扱います。
・事業者は、社会保険の手続や源泉徴収票の作成などにおいて、従業員などからマイナンバーの提出を受け、書類などに記載します。
・個人情報を守るため、マイナンバーは、法律で定められた範囲以外での利用が禁止されており、またその管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。
マイナンバーには、利用、提供、収集・保管の制限があります。
・マイナンバーの利用、提供、収集・保管は、法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務を行う場合に限定されています。
・事業者は、社会保険の手続や源泉徴収票の作成などのために必要がある場合に限り、マイナンバーを扱うこととなります。
・マイナンバーを扱う必要がなくなった場合は、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
マイナンバーの適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です。
・事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、従業者を監督し、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。
・事業者は、委託先に対する法律上の監督責任があります。
・マイナンバーを扱う事務の委託を受けた者が再委託を行うには、委託者の許諾を得る必要があります。

特定個人情報保護委員会 > 法令・ガイドライン > ガイドライン > ガイドライン資料集 * マイナンバー制度、はじまります。 (PDF:654KB) http://www.ppc.go.jp/files/pdf/150312kouhou.pdfより抜粋 

要約をすると

マイナンバー制度は、民間事業者にも影響があります。
国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱い ます。
対象業務洗い出し、担当者決定、スケジュール検討などが必要
6つの導入チェックリスト
  1. マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。
  2. マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。
  3. マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
  4. ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
  5. 退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。
  6. 従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。
必要な準備
  1. マイナンバーを適性に扱うための社内規定作り(基本方針、取扱規程)。
  2. マイナンバーに対応したシステム開発や改修回収(人事、給与、会計システム等への対応)
  3. 特定個人情報の安全管理措置の検討。(組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など)
  4. 社内研修・教育の実施。(特に総務・経理部門などマイナンバーを取扱う事務を行う従業員への周知徹底)
取扱い上の注意点
マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。
  • マイナンバーの利用範囲:法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されています。
  • マイナンバーの提供の要求:社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限って、本人などに対してマイナンパーの提供を求めることができます。
  • マイナンバーの提供の求めの制限 ○特定個人情報の提供や収集の制限:法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集をしてはなりません。
安全管理措置が義務づけられています。委託先、再委託先にも監督が必要です
委託先の監督:社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管埋措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
再委託等:社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。再々委託の場合も同様です。
マイナンバーの安全管理措置:組織的対応
事業者は、マイナンバー及ぴ特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響に配慮しています。
保管と廃棄の制限
特定個人情報の保管制限:法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはなりません。
特定個人情報の廃棄:法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を総過した場合 には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
法人番号について
法人番号の対象:株式会社などの「設立登記法人」のほか、「国の機関」「地方公共団体」「その他の法人や団体」に対 して1法人1つの法人番号を指定します。支店一事業所等や個人事業者の方には指定されません。
法人番号の通知:平成27年10月から法人番号などを記載した通知書の送付開始予定(登記上の所在地)
法人番号の公表:法人番号は、名称・所在地と共にインターネット上で公表され、データダウンロードも可能

その他、上記がある、

政府公報オンラインのページ

にある動画を見たり、

マイナンバー資料一覧と使用方法

を参照して、初級レベルの資料を確認してみることをお薦めします。